Сложно наладить рабочие процессы без специальных инструментов планирования, поэтому советуем проектным менеджерам выбрать комфортный способ. Конечно, можно использовать обычную пробковую доску с разноцветными бумажками и кнопками-гвоздиками. Но это так неудобно!
Современные технологии позволяют почти полностью перенести работу в онлайн, так что планирование и организация тоже переезжают в интернет. Среди сотен приложений для проектного менеджмента Trello кажется нам самым простым и удобным. Ко всему прочему, это приложение еще и бесплатное. Давайте посмотрим, что же это такое.
Что такое Trello?
Простыми словами, Trello — все та же пробковая доска, только онлайн. Приложение подходит для любых команд и проектов. Основная функциональность строится на карточках, которые собираются в списке по системе канбан. Карточки — это заметки, задачи, файлы и все остальное, что помогает команде работать слаженно. Trello транслирует простую идею: для эффективного проектного менеджмента нужна визуализация и понятный интерфейс.
В Trello, как в канбане, три списка: Сделать, В работе, Готово.
Сделать: в этом списке собраны все задачи, которые предстоит выполнить. Карточки обычно расставляют в порядке приоритета: самые важные сверху, наименее важные — внизу.
В работе: в этом списке задачи, над которыми команда работает прямо сейчас. Их можно выставить в алфавитном порядке или по дате создания.
Готово: когда задача готова, она переходит в этот список. Вы всегда можете вернуть карточку в другой список — просто потяните ее вправо или влево.
А вообще, в Trello можно создавать любые списки. Это несложно, честно 🙂
В Purrweb проектные менеджеры ведут проекты именно в Trello. На это есть несколько причин:
Во-первых, нужно где-то вести проект. В Trello это достаточно удобно. Во-вторых, команда может присоединиться к доске и следить за важной информацией. В-третьих, Trello сделали классное мобильное приложение. Мне важно, чтобы работа всегда была под рукой. Наконец, хранение информации: все наши проекты лежат в Trello, потому что в том же Slack они исчезают через 30 дней
Шаг за шагом: три стадии на пути к эффективному проектному менеджменту
1 стадия. Планируем и организуем
Все начинается с плана. На старте проекта важно ничего не забыть. На этой стадии с помощью Trello легко контролировать всю команду. А что делает проектный менеджер на этом этапе? Его/ее задачи:
- Понять, что требуется в данном проекте;
- Назначить ответственных;
- Определить объем проекта и необходимые источники информации;
- Поставить цели;
- Обозначить основные поинты рабочего процесса.
Trello предлагает широкий функционал, который поможет спланировать командную работу. Мы уже говорили о том, что в Trello есть три основных списка, но это не значит, что вы ограничены только ими. Есть множество других списков, карточек, чек-листов и ярлыков.
Мы в Purrweb тоже начинаем работать над проектом с создания Trello-борды, а потом заполняем ее нужной информацией. Если не знаете, как преодолеть страх чистого листа в полезный инструмент для проектного менеджмента, следуйте нашим советам:
1. Мыслите нестандартно. Попытайтесь выйти за границы классических списков, и увидите, каким комфортным станет процесс работы. Вот несколько идей для списков:
- Общая информация. Здесь вся важная инфа: дата запуска, правила использования доски, роли участников, важные ссылки и т.д.;
- Бэклог. Здесь можно хранить все идеи, которые появляются во время спринтов;
- На паузе/Заблокировано. Иногда не стоит тратить время на задачи, которые сейчас не в приоритете. Поместите их в этот список и вернитесь, когда придет время. Или нет 🙂
- UAT. Здесь все готовые задачи, которые еще не посмотрел клиент.
- Срочно (или просто Ургент). АСАП! Здесь самые приоритетные задачи, ради которых следует отложить остальные дела.
С неотложными задачами сталкиваются все. И вот пример одной из них.
Однажды наш клиент EvTrip, мобильное приложение, с помощью которого можно арендовать электрическое средство передвижения, попросил сделать инструкцию для пользователей. Все бы ничего, но дедлайн был на следующий день — к открытию их первой станции.
Проектный-менеджер взял задачу в работу, поместил ее в список “Срочное” и назначил ответственных дизайнеров. На следующий день они начали работу рано утром и закончили поздно вечером. Баннер был готов вовремя, но клиенту пришлось заплатить за такую спешку.
- Забудьте о просроченных дедлайнах. Если не хотите пропустить дату сдачи проекта, установите напоминание — от двух дней до пяти минут до конца срока. Напоминалка придет всем участникам доски.
- Расставьте задачи в порядке приоритета. Слишком много карточек на доске создают беспорядок, так что попробуйте внести ясность с расширением Airfocus. Оно позволит наглядно показать, какие задачи сейчас в приоритете.
Готово! Теперь у вас классная и эффективная доска в Trello. С этого момента и до конца рабочего процесса, она поможет не упустить ни одну деталь.
2 стадия. Двигаем карточки
Дайте угадаем: вы уже двигали карточки по доске без какой-либо на то причины. Чтобы впредь избежать этой бессмысленной активности, используйте наши лайфхаки для второй стадии работы с Trello.
Этот шаг на пути к эффективному проектному менеджменту крайне важен, потому что команда будет выполнять задачи под его чутким контролем. Нужно пригласить всех, назначить ответственных — и приступать к работе.
Если команда большая — в Purrweb, например, 80 человек — можно легко запутаться в сотрудниках. Чтобы избежать конфуза, создайте специальную доску с именами и фотографиями коллег. В описании к карточке попросите их рассказать о себе: возраст, хобби, предпочитаемый способ связи. Такая доска поможет “новобранцам” сопоставить лица с именами, а “старичкам” — побольше узнать друг о друге.
Из нашего опыта знаем, что крайне важно уметь абстрагироваться от кучи задач и смотреть на общую картину проекта. Представьте, что вы — художник, который делает несколько шагов назад, чтобы оценить свое произведение. Дело в том, что все эти даты и дедлайны в формате карточек выглядят сложно. Trello решает проблему. Расширение Big Picture отображает карточки в виде задач — их можно легко переложить на таблицу Ганта. С этим расширением контролировать рабочие процессы гораздо легче.
А еще собрали для вас три фишки “забавы ради”, о которых знают не все. Смотрите:
1. Темная тема
Позаботьтесь о глазах после тяжелого трудового дня. Позвольте им отдохнуть с темной темой, доступной в приложениях для iOS и Android. Просто откройте настройки приложения и “перейдите на темную сторону”. Отлично! В следующий раз, когда гениальная идея озарит вас далеко за полночь, вы поделитесь ей с командой без вреда для своего здоровья.
2. Разделить карточки
Иногда ставить рамки — это не плохо. Все еще яростно набираете “- – – – – – – – – – -“, чтобы добавить к карточкам разделительную линию? Забудьте. Достаточно написать три дефиса в заголовке карточки — и появится разделитель. Можете двигать его по доске и разделять задачи по приоритету, степени готовности или тематике. Надоело? Заархивируйте, как обычную карточку.
3. Живые стикеры
Веселые анимированные картинки прямо на карточке — звучит круто? Чтобы добавить стикер, откройте “Показать меню”, выберите “Стикеры” и приступайте к поиску. Когда найдете самую красивую гифку, налепите ее на карточку и наслаждайтесь. А если устали от стикера, наведите на него курсор и кликните на “Удалить”.
3 стадия. Закрываем проект
Поздравляем! На этой стадии ваш проект уже готов. Если вы следовали нашим наставлениям, то, вероятно, преуспели в эффективном проектном менеджменте. Но у нас осталась еще пара советов для великолепного финала.
Стадия закрытия так же важна, как все предыдущие, так что давайте вспомним, что нам нужно, чтобы завершить проект успешно. В Trello для этого есть несколько расширений.
1. Расширение Butler
Автоматизация к вашим услугам! Butler умеет создавать правила, команды и кастомные кнопки для автоматизации ваших действий.
2. Расширение Slider
Покажите миру вашу работу с помощью Slider. Расширение преобразует карточки Trello в слайды Google-презентации. Просто и эффективно!
3. Бонус 🙂
Давайте праздновать каждую завершенную задачку. Добавьте один из этих шести эмодзи к названию карточки Done. И когда переместите карточку сюда, появится фейерверк.
Клей для команды
Продуктивность команды напрямую зависит от того, насколько эффективно работает проектный менеджер. PM может использовать разные менеджерские программы, чтобы не пропускать дедлайн, понимать задачи, ставить цели и объединять команду — как клей. Trello — один из бесплатных инструментов для проектный менеджмент, но он не единственный в своем роде. Так что выбирайте тот, который кажется самым удобным для вашей работы.
