Назад

Как упростить жизнь организаторам мероприятий. Кейс Purrweb

Привет, я Сергей Никоненко, операционный директор в Purrweb. Сегодня расскажу о том, как мы разработали продукт, который открывает новые возможности для event-организаторов.

Организация мероприятий — это одна из самых перспективных ниш для IT. Ее участники постоянно находятся в поиске новых решений и делают это весьма активно. Согласно исследованию The State of Event Technology 2019/2020, 52% организаторов планируют увеличить в своем бюджете долю расходов на то, чтобы сделать мероприятие более технологичным.

При этом важно, чтобы применяемые в event-индустрии технологии были максимально понятны и удобны в использовании. Рассказываю, как мы сделали софт, который не только сильно упрощает жизнь организаторам, но и повышает привлекательность мероприятий для участников.

Чего хотел заказчик

Было время, когда организаторы использовали технологии ради демонстрации «технологичности» своего ивента. Например, пытались поразить воображение гостей количеством плазм. Но все это уже в прошлом. Сегодня основной акцент делается на окупаемость инвестиций через повышение эффективности мероприятия.

Помните конференции, где на входе раздают распечатанные на принтере программы? А участников, которые эти распечатки забывают на первом же кофе-брейке? Зачастую бывает и так, что один спикер отменяет выступление, другой опаздывает, третий после перерыва долго раскачивает аудиторию и т.п. В результате тайминг сдвигается, и вы не попадаете как раз на тот доклад, ради которого приехали.

Описанные ситуации до боли знакомы многим event-организаторам. Но только не тем, кто работает с Eventignite.

Eventignite: план мероприятия в вашем смартфоне

Eventignite — наш постоянный клиент. Компания базируется в Лондоне. Это поставщик специализированного софта, который обслуживает более 180 мероприятий, организуемых ведущими event-организаторами по всему миру.

Над проектом мы начали работать в ноябре 2018 года. Нам предстояло:

1) Создать интерактивные карты — сервис, который позволял бы участнику узнать о конференции все, что его интересует, найти нужные стенды и построить маршрут, или выслать расписание докладов себе на почту.

2) Создать инфраструктуру для цифровых стендов, а именно:

    • веб-интерфейс, через который администратор мог бы настраивать порядок воспроизведения контента, рекламы, новостей и расписания конференции
    • десктопный клиент для проигрывания контента, который устанавливается на сам стенд

У Eventignite было базовое решение, которое они сами разрабатывали много лет назад. Стояла задача улучшить его качество и производительность.

Решение работало, однако оно было очень базовое, и архитектурно не масштабировалось. Не было возможности организовать синхронное воспроизведение контента на нескольких стендах, настроить split screen воспроизведение.

READ MORE  SCRUM, щеночки и 5 000+ скачиваний в Google Play: как мы делали немецкое приложение для владельцев домашних животных

Стратегия продаж Eventignite заточена под личные встречи, на которых потенциальный покупатель в реальном времени может видеть, как все работает. Поэтому неоднократно подчеркивалась важность идеальной синхронизации.

Заказчик планировал увеличить оборот от продажи модернизированных «экранов» в 2-3 раза. Он хотел получить презентабельный продукт, который будет легче продаваться благодаря wow-эффекту и превосходить ожидания потенциальных покупателей. Под «wow-эффектом» подразумевалась синхронизация на лету: когда добавляешь в админке контент, и он тут же начинает воспроизводится на экране. При этом создавать контент должно быть очень просто — настолько просто, чтобы приложением, как сформулировал заказчик «могла бы пользоваться даже его мама».

Мы сначала предлагали концепт с отсылкой на Google Drive. Но заказчик посчитал его сложным и остановился на этой визуализации:

Eventignite: панель администратора

Какое решение мы предложили

Мы вникли в задачи Eventignite и предложили сделать следующее:

  1. Написать веб-приложение для управления контентом. Условно «как на YouTube»: загружаешь контент, компонуешь его в плейлисты, публикуешь и потом можно воспроизводить;
  2. Написать десктопное приложение для воспроизведения контента (которое должно было бы устанавливаться как на Windows устройства, так и на Mac);
  3. Синхронизировать в реальном времени изменения, произведенные в веб-приложении на стендах.

Что было самым сложным

Ничего сверхсложного не было, хотя решить некоторые проблемы было непросто.

  • Синхронизировать воспроизведение контента на нескольких девайсах,  предусмотреть возможность заранее планировать мероприятия и изменять контент «на лету» — вот что отняло большую часть времени. Чтобы организовать оффлайн-работу приложения без перебоев, мы скачивали и хранили файлы на клиенте и регулярно синхронизировались с сервером.
  • Возникали трудности с low-spec девайсами, которые использовались на ивентах. На них возникали баги, которые мы даже не могли повторить, так как у нас все работало хорошо. Пришлось повозиться с оптимизацией. Тестировали/оптимизировали код, чтобы летало.
  • Доставили хлопот часто меняющиеся требования, новые фичи, которые могли менять приложение на архитектурном уровне. Приходилось все время под них  подстраиваться.
  • Была проблема с медленным интернетом на ивентах. Ее решали оффлайн поддержкой.
READ MORE  Как реализовать сложные «хотелки» на проектах?

Мы тестировали продукт на огромном количестве девайсов — сильных и слабых. Тестировщик работал на проекте фулл-тайм. 

Чтобы максимально приблизиться к реальным условиям, купили несколько очень слабых виндовых компов

Как мы это сделали

Над проектом работали наш дизайнер, менеджер, 3 разработчика и тестировщик. Мы должны были сдать его до сезона конференций, то есть до сентября. Вся работа заняла около 9 месяцев.

Дизайн и разработка приложения для мероприятий шли параллельно. Точнее, сначала мы приступили к разработке, а уже в процессе нам удалось убедить заказчика, что важна не только функциональность, но и пользовательский опыт наряду с визуалом, и мы подключили дизайнера. В идеале надо было делать наоборот — сначала дизайн, потом разработка. Так бы мы сэкономили месяц времени, а то и два.

Кроме того, подход «сначала UI/UX» помог бы уменьшить число архитектурных изменений, самых сложных и дорогих. Одним из них было введение промежуточной сущности «контент-группа». Объединение одинакового контента с разными разрешениями в одну логическую единицу не стало бы для нас такой болью, случись оно на старте, а не в середине проекта.

READ MORE  Разработка на React Native для «узких» задач. Кейс Purrweb

Инвестиции в проект составили порядка 100 тысяч долларов. Сам заказчик принимал активное участие в разработке. Генерировал идеи, как встроить рекламные блоки в контент или как сделать сплит скрин. Очень интересовался технической частью сложных частей приложения — например, реализацией синхронизации.

Система уже была протестирована на многих больших мероприятиях Европы, в том числе на:

  • BETT Show 2019
  • IPEXPO Europe 2019
  • Digital Transformation EXPO Europe 2019
  • Festival of Marketing 2019
  • Big Data LDN 2019
  • Digital Transformation EXPO Manchester 2020

И в итоге остался доволен результатом, так как все работает как часы.

Ориентирование гостей «на местности» во время проведения крупных форумов перестало быть головной болью — на смену стойкам со стрелочками пришли интерактивные карты, которые сильно упрощают жизнь и участникам мероприятия, и самим организаторам. Гостям больше не нужно блуждать в поисках нужного зала, тщетно пытаясь выяснить интересующую их информацию у хостес и официантов, которые сами не очень в курсе того, что где находится. Полнотекстовый поиск с фильтрами мгновенно выдает результаты.

Один из главных плюсов продукта для организаторов — это возможность редактировать контент в режиме реального времени: добавить или заменить спикера, сдвинуть время выступления или поменять местами залы. Дополнительно есть опционал для спонсорских интеграций — можно размещать рекламные видеоролики, активные ссылки, использовать логотипы партнеров.

Что дальше

Добро пожаловать в Eventignite

Из-за пандемии COVID-19 event-индустрии пришлось встать на паузу. Мы продолжаем поддерживать связь с клиентом и ждем, когда можно будет приступить к следующим этапам развития проекта. И небезосновательно — у Eventignite много новых идей: изменить систему мониторинга, повысить производительность, разработать веб-версию десктопного приложения и т.д.

Несмотря на неопределенность в мире, ясно одно — когда ограничения будут сняты, а конференции, форумы и выставки вновь заработают, все мы снова начнем в них участвовать, стремясь к новым знаниям и общению. И тогда на помощь event-организаторам придут новые технологии, которые позволят им более эффективно взаимодействовать с аудиторией.